办公用品怎么管?OA系统说了不算!

在很多人看来，办公用品没必要通过OA系统这样的管理软件来管理，这可能会把简单的事情复杂化。但对管理者来说，恐怕没有一个不希望对办公用品实现规范、透明的管理。

尤其在一些规模较大的企业，以及政府、国企、学校、科研院所等性质的单位，办公用品管理制度相对规范和严格。只是在具体执行的时候，由于种种原因，总会有一些障碍和偏差。

国内领先的OA系统厂商华天动力认为，随着企业规模日益增大，办公用品类型日益多样化的趋势，办公用品经常出现无故丢失、损坏、浪费、分配不均、不配套、进价过高等现象，这无疑增加了办公用品管理的难度。因此，通过OA系统等工具，实现办公用品管理的规范化和透明化，具有十分重要的意义和实际应用的迫切性。

通过对管理制度和流程的固化，OA系统可以对办公用品的入库和领用进行规范化管理，进而提高工作效率，降低采购成本，减少库存数量，避免资源浪费。目前，主流的OA系统中都具有办公用品管理的模块。

以华天动力OA系统为例，它根据办公用品的购买、入库、领用流程而设计，特别适用于分批次购买、各部门领用的管理模式。同时，系统还提供了具有完善的输入、统计、查询功能，这样就可以更合理规范的对办公用品进行管理。下图为华天动力OA系统中办公用品管理模块的功能结构图：

在笔者看来，这个模块的重点内容是采购管理、库存管理以及领用管理。采购管理规范了办公用品的采购内容、采购价格和采购流程;库存管理实现了对办公用品实时、全面而便捷的盘点，能够准确的了解库存情况，避免采购延误或积压;领用管理则能顾全面查看领用记录，分析办公用品的使用情况，做出持续性的改善。

对办公用品管理模块的设计，虽然不需要很高深的技术，但却要OA系统厂商考虑到诸多细节，才能够让功能更完善，更易用。比如在华天动力OA系统中，物品的购买、领用、库存等数据互相关联，自动更新;既可以根据物品查看领用记录，也可根据人员查看领用记录;既可以根据采购价格更新物品价格，也可以不根据采购价格更新物品价格……

办公用品怎么管理，关键要看领导怎么想。想好了，OA系统可以帮个忙，协助制度落地;没想好，OA系统也可以帮个忙，协助制度探索。